مدیریت عمومی امور محصلان، همزمان با تاسیس پوهنتون سلام در سال 1388 ه ش به منظور انسجام وهماهنگی امور مربوط به محصلان ایجاد شده ویکی از مهمترین ادارات پوهنتون سلام می باشد که با محصلان ارتباط مستقیم دارد وفراهم کننده نیازهای تحصیلی آنان می باشد.
این اداره سعی وتلاش دارد که با استفاده از بهترین نظام مدیریتی، نیاز های محصلین را رفع نموده وبه یکی از فعال ترین مدیریت ها درسطح پوهنتون های داخلی (منقطه) تبدیل گردد وبه فضل واراده خداوند نمونه و الگوی خوب برای دیگران باشد.
مدیریت عمومی امور محصلان مسئولیت دارد به منظور تحقق اهداف پوهنتون با التزام وپیروی از قوانین، لوایح، طرزالعمل های وزارت محترم تحصیلات عالی افغانستان ولوایح، طرز العمل ها ومقررات داخلی پوهنتون سلام؛ در زمینه حل مشکلات محصلان و انجام امور اداری مربوط به مدیریت محصلان، روش استفاده از حد اکثر منابع وحد اقل زمان را به کار گیرد و برای به دست آوردن نتایج مطلوب تلاش نماید.
مدیریت عمومی محصلان در تشکیلات اداری زیر نظر معاونیت علمی پوهنتون سلام، کار می کند و حیثیت اولین دروازه ورودی را برای محصلان (دانشجویان) پوهنتون سلام دارد.
بخش معلومات یا پذیرش یکی از بخش های مهم مدیریت عمومی محصلان است که از طریق آن مراجعین پوهنتون رهنمایی شده و سپس جهت تسلیمی اسناد تعلیمی وتحصیلی شان به مدیریت عمومی امور محصلان و سایر مدیریت ها و پوهنځی ها، معرفی می شوند. شمولیت در پوهنتون، توزیع کارت و تصدیق محصل ، تصدیق فراغت، توزیع دیپلوم، نگهداری اسناد متعلق به همه محصلان در پوهنتون، جمع آوری اسناد تعلیمی محصلان، جمع آوری ونگهداری معلومات در مورد شخصیت محصل؛ از مسؤولیت های عمده این اداره می باشد.
ساختار تشکیلاتی مدیریت عمومی امور محصلان:
مدیریت عمومی امور محصلان وظائف ومسؤولیت های خویش را از طریق ادارات ذیل به پیش می برد:
1-بخش معلومات ( پذیرش )
2- امور محصلان
3- مدیریت امتحانات
یکی از ادارات مهم مدیریت عمومی امور محصلان، اداره پذیریش (Reception) است، این اداره حیثیت دروازه واقعی پوهنتون سلام را دارد که محصلین به محض ورود به پوهنتون به آن مراجعه می کنند و معلومات می خواهند، اداره پذیرش بر علاوه کارهای عادی مانند استقبال مهمانان ومحصلان فعالیت های ذیل را انجام می دهد:
1- توزیع فورمه های ثبت نام برای داوطلبان.
2- ثبت نام ابتدایی جدید الشمولان مقاطع لیسانس وماستری در دیتابیس .
3- تقدیم معلومات مفصل درمورد پوهنتون، برنامه های تحصیلی، وکورسهای کوتاه مدت به مراجعین پوهنتون به ویژه داوطلبان شمولیت در برنامه های تحصیلی پوهنتون.
4- توزیع کتابچه های معلوماتی مربوط به برنامه های علمی پوهنځی ها.
5- همکاری با کمیته کانکور در انجام تنظیم وترتیب صحنه امتحان ، توزیع سوالات و اداره صحنه امتحانات.
6- رهنمایی مهمانان ومراجعین ادارات مختلف پوهنتون.
7- حفظ کتاب شکایات و درج شکایات محصلان و مراجعین و رسانیدن شکایات به مراجع مروطه.
8- نشر اعلانات مربوط به مدیریت عمومی محصلان.
9- انجام سایر امور ضروری که از طرف مدیریت عمومی امور محصلان سپرده می شود.
وظایف بخش دیتابیس مدیریت محصلان:
1- ایجاد آرشیف جهت نگهداری سوابق تحصیلی وتعلیمی محصلان دوره لیسانس وماستری.
2- حفظ ونگهداری تمام مدارک تحصیلی واوراق مربوط به محصلان در دوسیه های مربوطه شان مانند: (تصدیق نامه ها، تحسین نامه ها اخطاریه های نظم ودسپلین).
3- ثبت ونگهداری تمام معلومات و اسناد لازم در مورد محصلان در طول تحصیل مانند: (تأجیل، تبدیلی، ترانسکریپت، سرتیکفیت، تذکره ، شهادتنامه ، نمرات سه ساله و.....)
ü رهبری ومدیریت پرسونل تحت اداره به منظور تحقق اهداف پلان شده.
ü طرح پالیسی های مربوط به امور محصلان به منظور تطبیق معیار های تعیین شده.
ü رهنمایی و همکاری با بخش های مربوط به منظور تطبیق هدف های پیش بینی شده.
ü کنترول و نظارت فعالیت های روز مره، ثبت و دیتابیس اسناد فارغان جهت حصول اطمینان از اجراآت با کیفیت.
ü کنترول، نظارت و رهنمایی مدیریت های تحت اداره در اجرای امورمحصلان طبق لایحه و مقررات پوهنتون.
ü چاپ نمودن تصدیق نامه و دیپلوم برای محصلان ونظارت دقیق از طی مراحل توزیع تصدیق نامه، دیپلوم و ترانسکریپت فارغان به هدف حصول اطمینان و ایجاد یک سیستم دقیق و شفاف.
ü همکاری با مدیریت فرهنگی و مدیریت فعالیت های عامه پوهنتون در قسمت برگزاری برنامه های عمومی، فرهنگی واجتماعی برای محصلان.
ü وارسی از طی مراحل توزیع کارت های هویت و معرفی محصلان جدیدالشمول به پوهنځی های مربوطه.
ü نظارت و بازرسی شمولیت مجدد، منفکی، تاجیل و تبدیلی محصلان.
ü کنترول جریان امتحانات وسطی و نهایی محصلان به منظور حصول اطمینان از شفافیت امتحان ها.
ü تهیه نتایج کانکور و کتاب اساس محصلان هر سمستر ،جهت ارسال به وزارت تحصیلات عالی.
ü تهیه و ترتیب شهرت فارغان و بسته بندی آن به شکل کتاب با تفکیک پوهنځی ها به صورت جداگانه و ارسال آن به وزارت محترم تحصیلات عالی کشور.
ü ترتیب و تنظیم تمام اسناد مربوط به فارغان به منظور تصدیق، اجرا، حفظ و نگهداری درست آن ها.
ü حفظ و دوسیه سازی مکاتیب ارسالی، سوابق تحصیلی فارغان به منظور ایجاد سهولت در اجراآت بعدی.
ü جواب دهی استعلام های وزارت محترم تحصیلات عالی و نهاد های دیگر در رابطه به محصلان.
ü ترتیب وتنظیم امور مربوط به امتحان کانکور سمستر های بهاری و خزانی.
ü اجراء و فراهم سازی زمینه تبدیلی محصلان به پوهنتون ها ومؤسسات تحصیلات عالی خصوصی دیگر.
ü اجرای تبدیلی محصلان از یک پوهنځی به پوهنځی دیگر.
ü بررسی عرایض محصلان در خصوص مشکلات وشکایات آنان.
ü آماده سازی لیست واجدان شرایط امتحان کتبی و شفاهی کانکور و نشر آن درتخته اعلانات و ویب سایت.
یکی از ادارات مهم و وابسته به مدیریت عمومی امور محصلان، مدیریت امتحانات می باشد که انجام امور مربوط به امتحانات محصلان پوهنتون را به دوش دارد و برای تنظیم بهتر امور امتحانات پوهنتون، طرز العمل خاص خود را دارد که مطابق آن کارهای مربوط امتحانات را تنظیم می نماید، خدمات مهمی را که مدیریت امتحانات برای محصلان عزیز انجام می دهد قرار ذیل است:
1- اتخاذ تدابیر لازم جهت اخذ امتحانات اخیر سمستر؛ مانند: ترتیب شماره های ثبت، چاپ کتابچه های جوابات، ترتیب حاضری صحن امتحان، ترتیب شقه ها وتسلیمی آن از مدیریت های تدریسی پوهنځی ها، مراجعه وتدقیق شقه ها وابلاغ شقه های مراجعه شده به سمع محصلان تا صورت اشتباه در رساندن نتایج به دیتابیس برای مراجعه محصل و تصحیح آسان گردد.
2- رسانیدن نتایج به دیتابیس، تنظیم شقه ها وحاضری صحنه امتحان در فایل های مربوطه به شکل منظم و جداگانه با تفکیک مرحله، سمستر، تایم و جنسیت ذکور و اناث.
3- زمینه سازی امتحان چانس دوم برای آن عده محصلانی که نتوانستند در چانس اول حاضر شوند و یا نمرات معیاری را کسب کنند.
4- تشکیل هیئت بازرس مطابق لوایح وزارت تحصیلات عالی و طرز العمل امتحانات پوهنتون سلام غرض بازدید از پارچه های امتحان محصلان معترض که به نمرات داده شده از طرف استاد قناعت نکرده اند و طی درخواستی به پوهنځی مربوطه خواهان بازنگری پارچه های شان می شوند.
5- اعلان نتایج عمومی و نهایی امتحانات پس از تایید مجلس کمیته نتایج هر پوهنځی، بررسی مشکلات نتایج و حصول اطمینان از بررسی کمیته ها که براساس همین نتایج، حاضری صنوف و تمام امور تحصیلی سمستر بعدی محصلان انجام می یابد و نظر به آن محصلانی که بدون رول نمبر شامل امتحان شده باشند نتایج شان در لیست نهایی ظاهر نمی گردد.
6- اعطای اطلاعنامه یا (DMC) (Detailed Marks Certificate) برای محصلان در ختم هر سمستر که از طریق مدیریت تدریسی پوهنځی ها ترتیب می گردد، این اطلاعنامه حاوی تفصیلات در مورد تعداد کریدت های راجسترشده، مضامین کامیاب شده با ذکر فیصدی نمرات سمستر مربوطه (GPA) و فیصدی کل سمسترها (CGPA)، می باشد.
7- آماده سازی نتایج تفصیلی تمام پوهنځی ها غرض ارسال به وزارت محترم تحصیلات عالی در خلال یک ماه پس از ختم امتحانات اخیرسمستر.
8- تهیه نتایج و ضبط اتوماتیک (transcript) ترانسکریپت فارغان به زبان های ملی و ترجمه آن در صورت ضرورت و تقاضای محصل به زبان های بین المللی.
9- حفظ و نگهداری تمام اوراق و اسناد متعلق به امتحانات محصلان مانند: شقه های امتحانات، حاضری صحنه امتحان، پارچه جوابات محصلان در دفتر ودر دیپو. (البته پارچه جوابات محصلان از این بند مستثنا است چون مطابق لوایح وزارت تحصیلات عالی نگهداری هزارها کتابچه ممکن نیست و به همین سبب پارچه ها ازبین برده می شوند اما با آن هم بخش امتحانات پوهنتون سلام تصویر پارچه هارا به صورت سافت ضبط می کند ومحصل هر وقت خواسته باشد می تواند به آن رجوع کند).